こんにちは！
今回は私が社会人人生を通じて学んだ、ミーティング術についてお伝えしたいと思います。
そもそも、不毛な会議はできる限り「やらない」に越したことはありません。
たまに何かことある度に「この件についてミーティングしよう」とオートモードで反射的にミーティングを設定したがる人がいますが（私も昔そういう時期がありました）、これ、実は考えることを先延ばしにしているだけのケースがほとんど。
ミーティングを設定する前に、「もし自分1人でこの課題を解決しなければならないとしたらどうするか」とイメージし、ミーティングするまでもなく自分で確認できることや、進めることができることがないか、立ち止まって考えるべきです。結構、１本のメールでことが足りてしまう場合もあるはずです。
ただ、どうしても直接集まって話し合った方が良いような案件もあります。ここからはそんな時、私が大切にしているポイントのうち、トップ３をご紹介したいと思います。
早速見ていきましょう！
第3位：決めるべきことが明快である
まず重要なのはそのミーティングで「何を話し合って、何を決めるべきなのか」ということをハッキリさせておくことです。
何故なら、ミーティングの最も重要な目的は「決めること」であるからです。ただの情報共有が目的なら、そもそも必要のないミーティングです。資料をメールで送ることにしていますぐミーティングを中止しましょう。
当たり前のことだと思われるかも知れませんが、決めることが曖昧で「とりあえず集まった」ような会議は意外に多いです。
その結果、話が脱線してしまったり、今決める必要のない議論に時間をかけてしまったりして、時間のロスにつながります。
そんな事態を避けるためにできるちょっとした工夫としては、まずミーティングのタイトル（会議名）自体をより具体的にしてしまうこと。例えば「次回の顧客イベントについて」などという曖昧なタイトルではなく、「10月の顧客イベント予算案（議論・承認）」のようなものに変えてみるのです。小さなことですが、これで参加者はミーティングのタイトルを見ただけで、「今日の会議ではあのイベントの予算について話し合って決める必要があるんだな」と分かります。
そして会議前日には分かりやすい事前ブリーフィングのメールを送っておきます。背景や参考情報などについて当日説明する必要を省き、決めるべきことを明確にすることができるからです。経験上、何日も前にブリーフィング情報を送っても読んでもらえる確率は低いので、前日か、2日前ぐらいのタイミングが良いでしょう。
会議の進行中も、脱線してしまっていると気づいたら「まずは〇〇について決めませんか」「論点を整理すると、〇〇が重要なポイントになるのではないでしょうか」と言った具合に議論をメインの「決めるべきこと」に戻してあげる発言を心がけると、ミーティングがスムーズに進みやすくなるのではないかと思います。
第2位：その論点について、事前に徹底的に考えてきた人がいる
そのミーティングを招集した本人、またはその関連分野の責任者、誰でも良いのですが、とにかく会議の参加者のうち必ず最低1人は、事前話し合う予定の論点について徹底的に考え込んできていて、「既に出すべき結論の仮説を持っている」状態であることは、大変重要です。
これは、考え込んできた人がいないと、論点が明確で活発に意見が出てたとしても、議論が平行線を辿ってしまうことが非常に多いからです。
たどり着く結論が、仮説通りである必要はありません。ただ、一度考え込んできて人がいることによって、議論の論点が網羅されるので、「この点についてはどうだろう？」と意外な論点が出てきて意思決定が先延ばしされることを防ぐことができるのです。
第1位：次のアクションプランが明確である
”So whats the next step here? Who is going to be the owner? What is the timeline?”
「ここからのアクションプランは何？誰がその責任を持ってそれを進めるのか？それはいつまでにやるのか？」これは私のスペイン人上司の口癖です。
日本ではよくPDCAサイクルという言葉が使われますが、ミーティング内容をこのP（Plan）につながる部分ですね。決めるべきことが決まったら、それを実行に移すための計画（アクションプラン）に落とし込むのです。
逆に、アクションプラン無しにミーティングを終えるべきではありません。この点が欠けていると、どんなに良い議論が行われたとしても、全て無駄になります。
ちょっとした直属の部下や上司との会話の中でも、次なるアクションプランを明確にすることを常に意識すべきです。
そしてこのアクションプランには、What & Who & When = 誰が何をいつまでにやるのか が明確にることが重要です。
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いかがでしたでしょうか。
今回は、私がたどり着いたミーティング術（重要なポイントトップ３）をご紹介してみました。逆にこの３つさえ揃っていれば、ある程度有意義な会議ができるはずなのではないか、と思います。
是非他にも良いミーティング術があれば、教えてください！